График отпусков на 2026 год работодатель обязан утвердить не позднее 17 декабря 2025 года — за 2 недели до начала года (статья 123 ТК РФ). Документ оформляется по форме Т-7 или собственному шаблону, утверждается приказом руководителя и согласуется с профсоюзом при его наличии. Каждого работника знакомят под подпись. За отсутствие графика — штраф до 50 000 ₽ для организации.
Сроки утверждения графика отпусков: что важно?
Закон чётко определяет крайнюю дату: за 2 недели до окончания календарного года. Для графика на 2026 год это 17 декабря 2025 года включительно. Если 17 декабря выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день — но в 2025 году это среда, переноса нет.
Этапы подготовки графика:
- Октябрь–ноябрь: сбор пожеланий сотрудников по датам отпуска.
- Начало декабря: формирование проекта графика, согласование с руководителями подразделений.
- До 10 декабря: согласование с профсоюзом (если есть) — отводится до 5 рабочих дней на ответ.
- До 17 декабря: издание приказа об утверждении графика, подписание руководителем.
- До конца декабря: ознакомление всех работников под подпись.
Кто обязан составлять график: что важно?
Обязанность распространяется на работодателей-юридических лиц независимо от формы собственности и размера. Для индивидуальных предпринимателей применимы те же правила — при наличии хотя бы одного работника. Освобождены только ИП без сотрудников.
Микропредприятия (до 15 человек, выручка до 120 млн ₽) могут отказаться от графика. Тогда условия отпуска прописываются в трудовом договоре с каждым работником по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства № 858.
Образец формы Т-7: что важно?
Форма Т-7 утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. С 2013 года она носит рекомендательный характер, но большинство работодателей используют её — это удобно и принято кадровыми системами.
| Графа | Содержание | Обязательно |
|---|---|---|
| 1 | Структурное подразделение | Да |
| 2 | Должность по штатному расписанию | Да |
| 3 | ФИО работника | Да |
| 4 | Табельный номер | Да |
| 5 | Количество дней отпуска | Да |
| 6 | Запланированная дата начала | Да |
| 7 | Фактическая дата отпуска | По факту |
| 8 | Основание переноса | При переносе |
| 9 | Дата предполагаемого отпуска | При переносе |
| 10 | Примечания | Нет |
Пример заполнения графика на 2026 год
Возьмём отдел продаж из 3 человек:
| Подразделение | Должность | ФИО | Дней | Начало |
|---|---|---|---|---|
| Отдел продаж | Руководитель | Иванов И.И. | 28 | 01.07.2026 |
| Отдел продаж | Менеджер | Петрова А.С. | 14 | 15.06.2026 |
| Отдел продаж | Менеджер | Петрова А.С. | 14 | 10.11.2026 |
| Отдел продаж | Менеджер | Сидоров К.В. | 28 | 05.08.2026 |
Петрова А.С. разделила отпуск на 2 части по 14 дней — это допустимо при условии, что одна из частей не меньше 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
Кто имеет приоритет при выборе дат: что важно?
Большинство работников выбирают даты по соглашению с работодателем. Но закон даёт право определённым категориям брать отпуск в удобное для них время — игнорировать их пожелания нельзя:
- несовершеннолетние работники до 18 лет;
- беременные женщины — перед или сразу после декрета;
- один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет;
- работники, имеющие 3 и более детей до 12 лет;
- чернобыльцы и приравненные категории;
- муж в период отпуска жены по беременности и родам;
- почётные доноры РФ;
- супруги военнослужащих — одновременно с супругом.
Как уведомить работника о начале отпуска
За 2 недели до даты отпуска работодатель обязан письменно уведомить работника. Способов несколько:
- отдельное уведомление под подпись;
- ознакомление с приказом о предоставлении отпуска;
- ведомость ознакомления с графиком (если в графике указаны точные даты);
- электронное уведомление при ведении электронного документооборота.
Параллельно бухгалтерия начисляет отпускные — выплата за 3 календарных дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). Нарушение срока — штраф до 50 000 ₽ и проценты в пользу работника.
Изменение графика в течение года: что важно?
График отпусков обязателен для обеих сторон, но допускает изменения. Перенос возможен:
- по заявлению работника и согласию работодателя;
- при болезни работника во время отпуска (продление или перенос);
- при отзыве работника из отпуска (статья 125 ТК РФ);
- по производственной необходимости с согласия работника.
Любое изменение оформляется приказом и отметкой в графе 8–9 формы Т-7. Без согласия работника запретить или сдвинуть отпуск нельзя.
Штрафы за нарушения: что важно?
Контроль за графиком ведёт Государственная инспекция труда (ГИТ). Виды нарушений и санкции по статье 5.27 КоАП РФ:
| Нарушение | Должностное лицо | Организация |
|---|---|---|
| Отсутствие графика | 1 000–5 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ |
| Не уведомили за 2 недели | 1 000–5 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ |
| Задержка отпускных | 10 000–20 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ |
| Повторное нарушение | 10 000–20 000 ₽ | 50 000–70 000 ₽ |
Используйте калькулятор рабочих дней для расчёта оптимальных дат — учтите праздники, переносы и количество рабочих дней в месяце.
Частые вопросы о графике отпусков: что важно?
До какой даты нужно утвердить график отпусков на 2026 год?
Обязательно ли использовать форму Т-7?
Кто обязан составлять график?
Можно ли изменить даты отпуска после утверждения графика?
Какой штраф за отсутствие графика отпусков?
Связанные материалы: что важно?
- Разделение отпуска на части — правило 14 дней при составлении графика
- Отзыв из отпуска — оформление переноса в графике
- Отпуск по уходу за ребёнком — учёт декретниц в графике
- Производственный календарь 2026 — рабочие дни и праздники
- Калькулятор отпускных и рабочих дней
Можно ли считать рабочие дни за период вручную?
Да, но для длинных периодов удобнее использовать календарь и калькулятор: так меньше риск пропустить праздник, перенос или сокращённый предпраздничный день.
Чем производственный календарь отличается от обычного?
Обычный календарь показывает даты и дни недели, а производственный календарь дополнительно отмечает рабочие дни, выходные, праздники, переносы и нормы часов.
Источник для проверки норм: Трудовой кодекс РФ.